RESUMEN PRIMERA UNIDAD

RESUMEN DE LA PRIMERA UNIDAD

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

El tiempo, de acuerdo a su definición es: periodo durante el que sucede algo. La interrogante surge a partir de la premisa de cómo hacerlo rendir al máximo, obteniendo mejores resultados y aumentando nuestra productividad, para lograr una mejor calidad de vida. Administrar el tiempo significa administrar las actividades de uno mismo. Esto implica saber tomar decisiones e implementarlas.

Para llegar a ser eficiente, se debe tener una actitud optimista, ser disciplinado y desear serlo, aceptar que no hay tiempo para hacerlo todo, pero que siempre existe tiempo, para hacer las cosas más importantes. La clave está en el cambio de esos detalles y actitudes. Para comenzar con la administración del tiempo es necesario: Identificar qué factores funcionan Reconocer qué factores no funcionan Identificar preferencias Determinar circunstancias y factores que nos proporcionan energía y rendimiento Método de control: Planificación y superación de malos hábitos Programación en agenda: Revisar metas el registro del tiempo cotidiano se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos:

• Enumerar las metas diarias o los trabajos más importantes a desempeñar ese día.

 • Registrar cada actividad en períodos establecidos de tiempo.

 • Definir la prioridad relativa y el objetivo de cada actividad.

 • Determinar el momento para suspender la actividad y establecer cuando se volverá a realizar.

 • El tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las necesidades de cada situación en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a resolverse por sí mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.

EFICIENCIA:

Eficiencia (del latín efficientĭa) es ‘la capacidad de describir a una persona eficaz de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado. 

En mantenimiento la eficiencia expresa la relación entre insumos (gastos) y resultados (ingresos), en donde entra la teoría económica y tiene una lógica contundente, en donde se tiene que producir con los costos más bajos posibles o dicho de otra forma, obtener los mayores resultados con los mismos recursos (gastos).

EFICACIA:

La eficacia difiere de la eficiencia en el sentido que la eficiencia hace referencia en la mejor utilización de los recursos, en tanto que la eficacia hace referencia en la capacidad para alcanzar un objetivo, aunque en el proceso no se haya hecho el mejor uso de los recursos.

Se puede ser eficiente sin ser eficaz y se puede ser eficaz sin ser eficiente. Lo ideal sería ser eficaz y, a la vez, ser eficiente.

CONTROL:

El control es una de las principales actividades administrativas dentro de las organizaciones. El control es el proceso de verificar el desempeño de distintas áreas o funciones de una organización. Usualmente implica una comparación entre un rendimiento esperado y un rendimiento observado, para verificar si se están cumpliendo los objetivos de forma eficiente y eficaz y tomar acciones correctivas cuando sea necesario.

URGENCIA:

Urgencia hace referencia a la cualidad de urgente (que urge, apremia o requiere de pronta atención). Una urgencia es algo que debe resolverse de forma inmediata.

IMPORTANTE:

Importante es aquel o aquello que importa o que tiene importancia. La importancia, a su vez, se define como la cualidad de importante (que es muy interesante o conveniente).

MITOS DEL TIEMPO

No tengo tiempo                                                     Hay que ir contra reloj

El tiempo vuela                                                       Se nos vino el tiempo encima

Se nos vino el tiempo encima                                 Lo dejo al último no importa

Tenemos que recuperar el tiempo perdido             Mañana lo hago

Soy esclavo del tiempo                                            bajo presión trabajo mejor

ENEMIGOS DEL TIEMPO:

Urgente                                                      Desorden

Verborrea                                                   Realizar cosas sin propositos

Repeticiones inútiles                                  Realizar cosas sin objetivos

La decisión                                                 Hablar mucho pensar poco

Lenguaje confuso

MARC MARANI DECIA:

“Somos dueños de nuestra productividad

en la misma muestra que somos dueños

de nuestro tiempo”

PLANEACIÓN DEL TIEMPO:

La administración del tiempo consiste en ordenar y sistematizar los periodos de dedicación de las actividades cotidianas que realizas frecuentemente. Tú tienes múltiples actividades, como estudiante tienes la obligación de educarte, también tienes responsabilidades domésticas, actividades de esparcimiento y descanso, razón por la cual debes administrar tu tiempo para sacarle el mayor provecho. Esta administración facilita el trabajo y ahorra tiempo en cada acción que efectúas, haciéndola más rápida y ligera. 

HERRAMIENTAS PARA LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO

Agenda                                                 Lista de objetivos

Mail (arma de dos filos)                       Entorno (escritorio, silla)

Teléfono (arma de dos filos)                Lista de valores y la misión

Agenda electrónica                              La asistente

PREGUNTAS FRECUENTES ANTES DE ELEGIR UNA HERRAMIENTA

¿La necesito?

¿Necesito todas sus funciones?

¿Es fácil de usar?

¿Es seguro?

¿Quedara Obsoleta con rapidez?

MATRIZ DE LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO DE COVEY

	URGENTE	NO URGENTE
IMPORTANTE	I ACTIVIDADES: -CRISIS -PROBLEMAS APREMIANTES -PROYECTOS CUYAS FECHAS VENCEN	II ACTIVIDADES: -PREVENCION DE ACTIVIDADES DE CP. -CONSTRUIR RELACIONES -RECONOCERNUEVAS OPORTUNIDADES -PLANIFICACION -ACTIVIDADES DE RECREACION
NO IMPORTANTE	III ACTIVIDADES: -INTERRUPCCIONES -LLAMADAS -CORREO ALGUNOS INFORMES -ALGUNAS REUNIONES -CUESTIONES INMEDIATAS -ACCIONES POPULARES	IV ACTIVIDADES: -TRIVIALIDADES AJETREO INUTIL -ALGUNAS CARTAS -ALGUNAS LLAMADAS TELEFONICAS -PRIORIDADES DE TIEMPO -ACTIVIDADES AGRADABLES -ELABORACION DE CARTAS

PRINCIPIO 10-90.

Del 100% de eventos que suceden alrededor  no podemos controlar el 10 %

El 10% actoso circunstancias eventos que suceden alrededor son independientes no los podemos controlar.

El 90% está determinado por los sucesos anteriores o que ocurren en el 10%

“lo único que hace falta es voluntad para darnos el permiso de vivir la experiencia”  covey

CIRCULO DE LA PRODUCTIVIDAD

Es el proceso de administración que tiene como objetivo incrementar la productividad  y reducir costos totales, unitarios de productos y servicios.

NO ES UN PROYECTO DE UNA SOLA VEZ ES UN PROGRAMA CONSTANTE Y CONTINUO.

MEDICION: Cuando se inicia un programa de productividad debe de comenzarse y medirse.

EVALUACION: Una vez medidos los niveles productivos tienen que evaluarse y compararse con los valores planeados.

PLANEACION: se definirán y se diferenciaran las metas a corto, mediano y largo plazo.

MEJORAMIENTO: Para que las metas se logren se llevan a cabo mejoras continuas el acto de la productividad muestra el mejoramiento de las mismas.

LEY DE PARKINSON

Este fenómeno se recoge en la primera ley de Parkinson (Cyril Norhcote Parkinson, 1909-1993) que dice que “el trabajo crece hasta llenar el tiempo del que se dispone para su realización“. Lo que se traduce en que cuanto más tiempo tienes, más tiempo tardas en hacer las cosas. Cuanto más tiempo tienes para estudiar algo, más tiempo tardas en hacerlo.

Es una burocracia esto es motivada por dos factores:

1.- un oficial quiere multiplicar sus subordinados no sus rivales

2.- los oficiales se crean trabajos unos a los otros.

* 5.75 % a 6.25% en forma básica el incremento del cuadro básico

Las tres leyes cuando más tiempo se tiene para hacer algo de que se dispone para su realización

*los gastos aumentan hasta cubrir todos nuestros ingresos

*el tiempo dedicado a cualquier tema de agenda es inversamente proporcional a su importancia.

Estas tres leyes al igual que otras.  Parkinson formulo como la ley de la dilación o el arte de perder el tiempo y la ley de la ocupación de los espacios vacíos.

Por mucho espacio que hay en una oficina siempre hará falta más sus leyes extraídas de la experiencia continúan mediante las cuales al tiempo que se describe o pone de manifiesto una determinada realidad se denuncia la falta de eficiencia del trabajo administrativo.

Proverbio inglés:

“El hombre más ocupado es el que tiene tiempo de sobra”.

                                  

MANEJO DE INTERRUPCIONES

Las interrupciones son elementos que ocasionan pérdida de tiempo.

Como: Llamadas telefónicas, visitas sin previa cita, juntas y atención de problemas.

Si son llamadas telefónicas, apóyese en la secretaria. Si son vistas inesperadas, fíltrelas mediante la ayuda de la secretaria, o el cierre de la puerta o si le tocó atenderla límite de acuerdo a la situación. Si se trata de junta de trabajo, puede resolver esta interrupción dejando un tiempo en su agenda sin programar para atender estas interrupciones.

ACERTIVIDAD Y MANENO DE ESTRES.

SOLUCION DE PROBLEMAS

Podemos definir problema como "el fracaso para encontrar una respuesta eficaz". La solución de problemas es útil para reducir la ansiedad asociada a la incapacidad para tomar decisiones.

Pasos a seguir:

1. Identificar las situaciones problemáticas.

2. Describir con detalle el problema y la respuesta habitual a dicho problema. Al describir la situación y la respuesta en términos de quién, qué, dónde, cuándo, cómo y porqué, se verá el problema de forma más clara. Al describir la respuesta recuerde añadir qué objetivos pretende, es decir si ello se cumpliera significaría que el problema estaría resuelto.

3. Haga una lista con las alternativas. En esta fase se utiliza la estrategia denominada "tempestad de ideas" para conseguir los objetivos recientemente formulados. Esta técnica tiene cuatro normas básicas: se excluyen las críticas, todo vale, lo mejor es la cantidad y lo importante es la combinación y la mejora. La técnica de la tempestad de ideas debería limitarse, durante esta fase, a estrategias generales para alcanzar los objetivos.

4. Vea las consecuencias. Este paso consiste en seleccionar las estrategias más prometedoras y evaluar las consecuencias de ponerlas en práctica.

5. Evaluar los resultados: Una vez se haya intentado la respuesta nueva, se deberán observar las consecuencias, por ejemplo: ¿Suceden las cosas tal como estaban previstas?

DESENCIBILIZACION SISTEMATICA.

Para comenzar veamos a Wolpe, ya que cada vez que se habla de la Desensibilización Sistemática, por antonomasia se recurre a él. Wolpe (1979) en su libro: Practica de la terapia de la conducta dice que la Desensibilización Sistemática es alguno de los métodos para contrarrestar gradualmente los hábitos neuróticos de la respuesta de ansiedad. Se induce en el paciente a un estado fisiológico inhibidor de la respuesta de ansiedad por medio de la relajación muscular, y luego es expuesto a un débil estímulo excitador de la respuesta de ansiedad durante unos segundos. Si la exposición se repite varias veces, el estímulo que originaba cierto grado de ansiedad, va disminuyendo la ansiedad, hasta que ésta desaparece.

  

El procedimiento para empezar a trabajar con la Desensibilización Sistemática en términos de Wolpe (1979) consiste en:

1.       Adiestramiento en relajación muscular profunda.

2.       Establecimiento del uso de una escala que mida la respuesta de ansiedad subjetiva en términos cuantitativos.

3.       Construcción de jerarquías de los estímulos provocadores de respuestas de ansiedad.

4.       Oposición (contraposición) de la relajación y los estímulos provocadores de respuesta de ansiedad que constituyen las jerarquías.

DESENCIBILIZACION ENCUBIERTA.

Se llama «encubierta» porque el tratamiento básico se realiza en la mente. Se basa en la teoría de que las conductas que se convierten en hábitos arraigados son aprendidas debido a que son reforzadas consistentemente por una gran cantidad de placer.

Para eliminar el hábito se asocia la conducta placentera habitual con algún estímulo imaginario muy desagradable. De esta manera, el antiguo hábito deja de evocar imágenes placenteras, y empieza a asociarse con algo nocivo y repulsivo, imágenes desagradables de náusea, dolor físico, ostracismo social, u otras experiencias desagradables.

Si una característica tiene los hábitos destructivos es que actúan de forma placentera a corto plazo, pero sus efectos son muy nocivos a largo plazo. Es muy difícil resistirse a un buen postre al final de la comida por el placer inmediato que reporta, pero si el hábito se repite, a la larga nos preocuparemos del exceso de peso.

Pasos para aplicar la técnica:

1.       Aprendizaje de la relajación progresiva. Puede utilizarse la secuencia completa o el procedimiento abreviado de la relajación progresiva (véase cuadernillo “La desensibilización sistemática”). Es el primer paso de la sensibilización encubierta.

2.       Describir el hábito placentero (destructivo).

a)       En qué consiste.

b)       Dónde tiene lugar.

c)       Con quién se está.

d)       Qué lo desencadena.

3.       Elaborar una jerarquía placentera. Se hace una lista de cinco o diez escenas en las que la persona disfrute del hábito destructivo. Se ordenan de menos a más agradables y se les da un valor de placer entre uno y diez. Los elementos del listado deben escribirse extensamente, deben ser muy detallados. Describir el lugar en el que se desarrolla la acción, qué ocurre, pensamientos que tiene, sus sensaciones físicas o impresiones sensoriales de olor, frío, calor, ruidos... Cuantos más detalles, más fácil será imaginar la escena.

En la valoración que haga de la jerarquía la primera escena debe contener algo apenas agradable, para ir aumentando poco a poco las características del hábito.